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12 juin 2019
Automatiser ses processus d’affaires : pour une meilleure productivité

Vous souvenez-vous du Clapper, ce commutateur électrique activé par le son, qui nous permettait, en applaudissant, d’ouvrir et de fermer nos lampes de chevet? Pour 1996, c’était révolutionnaire et cela nous permettait de nous simplifier la vie. Qui veut encore perdre son temps à ouvrir une lampe?

Une nouvelle façon de faire pas si nouvelle que ça
Ce n’est pas d’hier que nous tentons d’automatiser certaines tâches de notre quotidien, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. C’est aussi la réalité de plusieurs entreprises.

Pourquoi? Principalement, parce que depuis 2004, le taux de postes vacants a doublé Québec, passant de 2% à 3,9%. C’est plus que toutes les autres provinces au Canada. C’est un fait, il est de plus en plus difficile d’embaucher en cette ère de plein emploi et de pénurie de main-d’oeuvre. Alors, quelle sont les solutions?

L’unes d’elles est de pouvoir automatiser les tâches d’un département, que ce soit l’administration pour la compatibilité ou les finances, les ressources humaines pour les paies ou les feuilles de temps, ou encore pour la production et le traitement des commandes ou la planification des opérations.

Des avantages bien réels
Le coût d’un employé peut avoir un impact majeur sur la marge de manoeuvre d’une entreprise, surtout pour une petite PME. Et quand on est à la tête d’une telle entreprise, ce qui nous manque principalement, c’est du temps. En optant pour une solution technologique qui permet d’automatiser des tâches qui normalement occuperaient un employé 40 heures par semaine, on améliore le rendement de la productivité, on réduit considérablement le risque d’erreur humaine et on observe une baisse substantielle des coûts d’opération.

La technologie au service de la productivité
Que ce soit pour faire des achats en ligne sur votre site, pour le contrôle de l’inventaire ou encore pour la gestion des ressources humaines, les nouvelles technologies permettent d’éliminer les erreurs potentielles, de centraliser les données et d’optimiser la productivité d’une entreprise.

De nos jours, plusieurs solutions existent pour répondre à une multitude de besoins. Personne n’aime être éparpillé sur plusieurs site. Qui dit plusieurs sources de données, dit plusieurs noms d’utilisateur et de mots de passe, plusieurs rapports, bref, c’est contre productif. Choisissez plutôt une plateforme qui vous permettra de centraliser vos activités et vos données.

L’importance de l’introspection et de l’amélioration continue
À chaque fin d’année, fiscale ou calendrier, on fait des bilans, on sort des rapports sur les revenus et les dépenses. Mais le fait-on suffisamment avec notre entreprise? Il ne faut surtout pas en arriver au point où on recevra un courriel de notre entreprise qui nous dit : “Chéri-e, il faut qu’on parle”.

Au niveau personnel, à chaque fin d’année, on prend des résolutions : se remettre en forme, manger plus équilibré, passer plus temps en famille, etc. Pourquoi ne pas le faire avec nos processus d’affaires? Prenons ce qui est bien fait et qui amène de la valeur à l’entreprise et bonifions-le. Prenons ce qui nuit et repensons-le! Soyons proactif et ne laissons pas nos modèles d’affaires s’encrasser.

Si on s’accroche chaque jour sur un meuble ou sur une plante, on finira par les changer d’endroit assez rapidement, idéalement avant d’en briser un. Il ne faut donc pas attendre avant d’opérer un changement, sans pour autant négliger de le planifier adéquatement.

Voici quelques pratiques qui peuvent être mises en place afin de favoriser l’amélioration continue au sein de votre entreprise :

  • Demandez à vos employés de vous rapporter chaque problématique fonctionnelle à-laquelle ils pourraient faire face;
  • Mettez en place une équipe qui aura pour mission d’évaluer les problématiques répertoriées et qui mettra en place des plans d’actions pour les régler;
  • Priorisez, priorisez, priorisez. N’essayez pas de tout régler d’un coup, privilégiez plutôt une approche progressive;
  • Mesurez l’impact de vos actions.

Chez Dexero, nous prenons en compte tous ces facteurs lorsque nous abordons un projet afin de mettre en place les meilleures solutions en fonction des besoins de nos clients. Vous voulez en savoir plus sur Dexero ou sur comment nous pouvons vous aider? N’hésitez pas à nous contacter ou à réserver une démo avec notre équipe.